Automatización de la conciliación de pagos bancarios con facturas para una empresa proveedora del sector público

Una gran empresa de servicios recibe diariamente decenas de pagos bancarios que deben ser asociados a una factura específica. El banco proporciona únicamente un listado general de operaciones sin indicar el número de factura, lo que convierte el proceso en completamente manual.

Antes de implementar la solución, el departamento contable trabajaba en Excel y enfrentaba problemas como:

• falta de una estructura centralizada y conciliación manual de datos;
• pérdida de facturas pendientes y dificultades para su búsqueda;
• sobrecarga diaria del personal y alto riesgo de errores;
• retrasos significativos en el cierre contable del período.

Con más de 580 facturas al mes y más de 7.000 operaciones al año, este proceso se volvía ineficiente, lento y poco fiable.

Desafío principal: pasar de un proceso fragmentado en Excel a una plataforma digital unificada, donde la conciliación de pagos con facturas se realice de forma automática, rápida y transparente.

Junto con la empresa se definieron los objetivos clave:

• Reducir el trabajo manual en un 50–70%.
• Eliminar la pérdida de facturas y los errores humanos.
• Garantizar una transparencia del 100% en el proceso.
• Abandonar Excel y migrar a un sistema digital centralizado.
• Reducir el tiempo de procesamiento de pagos a pocos minutos.
• Crear un mecanismo de autoaprendizaje para mejorar la precisión con el tiempo.

Se desarrolló una plataforma unificada que automatiza por completo el proceso:

• carga de extractos bancarios Norma43;
• obtención de facturas pendientes desde el ERP;
• conciliación de operaciones con facturas mediante tres lógicas independientes;
• presentación de sugerencias al contable para su validación;
• envío de coincidencias aprobadas de vuelta al ERP;
• almacenamiento del historial de operaciones y aprendizaje sobre datos propios de la empresa.

A. Búsqueda por número de factura (regex)

Si en el concepto del pago se detecta un número de factura, la coincidencia se identifica al instante. Se muestra la etiqueta: “Número de factura encontrado”.

B. Coincidencia por importes y combinaciones

El algoritmo analiza múltiples escenarios:

• coincidencias completas;
• pagos parciales;
• combinaciones de varias facturas mediante backtracking optimizado.

C. “Huellas de cliente” (Client Fingerprints)

El sistema analiza datos históricos y extrae patrones únicos de cada cliente mediante técnicas de clustering y algoritmos ML como DBScan, lo que permite identificar coincidencias incluso

1. Carga Norma43

Carga del archivo → limpieza → estandarización → almacenamiento en PostgreSQL.

2. Obtención de facturas pendientes (ERP)

Mediante API se obtiene la lista actualizada de facturas abiertas.

3. Algoritmos de conciliación

Las tres lógicas (importes, huellas de cliente) se ejecutan en paralelo.

4. Interfaz para el contable (Streamlit)

La plataforma permite:

• ver el listado de pagos;
• analizar coincidencias sugeridas;
• comprender la lógica utilizada por el sistema;
• aprobar, corregir o rechazar resultados.

5. Integración con el ERP

Las coincidencias aprobadas se envían automáticamente al ERP. El sistema genera un historial de operaciones y actualiza las huellas del cliente.

6. Gestión vía API

El backend ejecuta el procesamiento en pipeline:
Upload → Update → Clean → Matching → Clean → Return Predictions.

El proyecto se completó en 8 semanas siguiendo la estructura:

Etapa 1 — Análisis del proceso

• auditoría del modelo actual en Excel;
• identificación de las causas de pérdida de facturas;
• diseño de nueva arquitectura.

Etapa 2 — Backend

• carga de Norma43;
• estandarización de datos;
• integración con ERP;
• creación de la estructura de la base de datos.

Etapa 3 — Algoritmo de conciliación

• búsqueda por regex;
• lógica de importes y combinaciones;
• huellas de cliente.

Etapa 4 — Interfaz Streamlit

• panel de control;
• explicación de la lógica de coincidencias;
• herramientas de validación y corrección.

Etapa 5 — Integración y aprendizaje

• envío al ERP;
• actualización de datos históricos;
• recálculo de patrones de comportamiento.

• Texto complejo y heterogéneo en Norma43 → resuelto mediante estandarización y limpieza.
• Lógica combinatoria de conciliación → implementado backtracking optimizado.
• Sustitución de Excel → diseño de interfaz visual clara e intuitiva.
• Exigencias estrictas del ERP → integración profunda y protección de datos.
• Garantía de no perder facturas → verificación obligatoria de “remanentes”.

• Reducción del tiempo de procesamiento — hasta un 70%
  El trabajo manual fue casi totalmente reemplazado por automatización.
• Mayor precisión y ausencia de errores
  El algoritmo no se cansa y no comete errores humanos.
• Pérdida cero de facturas
  El sistema siempre muestra las facturas pendientes.
• Eliminación de Excel
  Todo el trabajo se centraliza en una única plataforma.
• Velocidad: minutos en lugar de horas
  Tras cargar Norma43, las coincidencias aparecen casi de inmediato.
• Sistema autoaprendizaje
  La precisión aumenta con cada ciclo de validación.
• Historial completo de operaciones
  Todas las conciliaciones quedan registradas para análisis y auditoría.

En solo 8 semanas se creó un sistema moderno y automatizado de conciliación bancaria que:

• procesa decenas de miles de operaciones;
• ahorra decenas de horas de trabajo mensuales;
• elimina errores y pérdidas de información;
• está totalmente integrado con el ERP;
• se vuelve más preciso con cada uso.

Una solución ideal para empresas que gestionan un alto volumen de pagos y buscan aumentar la precisión, velocidad y transparencia de sus procesos financieros