Integración con ERP: qué es y cómo se hace
Qué es la integración con ERP
La integración con ERP es la conexión entre el ERP de una empresa y otras aplicaciones: una tienda online, un CRM, un sistema de planta, una herramienta de cálculo de presupuestos o una plataforma de conciliación. El objetivo es que un dato se introduzca una sola vez y llegue al resto de sistemas de forma automática y fiable.
Sin integración, alguien copia datos de una pantalla a otra o exporta e importa ficheros a mano. Eso lleva tiempo y produce errores: importes cambiados, clientes duplicados o pedidos que nunca llegan a facturarse.
Métodos de integración con ERP
- API: la aplicación lee y escribe en el ERP a través de su interfaz de programación. Es el método más directo y permite trabajar casi en tiempo real.
- Intercambio de ficheros: un sistema genera un fichero (CSV, Excel, XML o un formato bancario como Norma 43) y el otro lo importa. Es sencillo y útil cuando el ERP no ofrece API o cuando la fuente es externa, como un banco.
- Plataformas de integración: una capa intermedia conecta varios sistemas y gestiona las transformaciones y los reintentos.
- Acceso a base de datos: leer o escribir directamente en las tablas del ERP. Es rápido de montar pero frágil ante actualizaciones, y conviene evitarlo para escribir.
¿API o exportación de ficheros?
La API es preferible cuando los datos deben estar al día, cuando hay que escribir de vuelta en el ERP o cuando el volumen es alto. Los ficheros encajan en procesos por lotes, como cargar un extracto bancario al día. Muchas integraciones combinan ambos: un fichero para la entrada externa y la API para leer y actualizar el ERP.
Cómo conectar una aplicación con el ERP
- Definir qué datos viajan, en qué sentido y con qué frecuencia.
- Mapear los campos de cada sistema y acordar quién es la fuente de verdad de cada dato.
- Empezar en un entorno de pruebas, leyendo antes de escribir.
- Diseñar los errores: qué pasa si el ERP no responde o rechaza un registro. Los reintentos deben ser seguros para no crear duplicados.
- Registrar cada operación para poder auditar y corregir.
Integración con ERP en DPI
Para una empresa del sector del vidrio sustituimos su antigua herramienta de cálculo de ofertas, que enviaba datos imprecisos al ERP. La nueva plataforma calcula superficie, peso y coste de los materiales y envía los datos correctos al ERP (Holded) automáticamente. Del análisis a la integración con el ERP pasaron 6 semanas.
En la conciliación bancaria automática, el sistema se integra con el ERP del cliente vía API para obtener las facturas pendientes, recibe los movimientos del banco en un fichero Norma 43 o Excel y devuelve al ERP las coincidencias aprobadas. La integración con tu ERP, CRM o sistemas internos forma parte del servicio de desarrollo a medida.